転職活動をしたことがない人にはあまり馴染みのない書類である、職務経歴書。
「職務経歴って何？」「何をどう書けばいいの？」そんなふうに思っている人も多いかもしれません。
職務経歴書は、自分のこれまでのキャリアを記載し企業に自己PRする書類です。
履歴書と同様、就職活動をしていると企業側から提出を求められるケースが多いです。
そのため、職務経歴書は就職や転職活動において欠かせない書類です。
この記事では、職務経歴書がどのようなものか、書けない理由、具体的な書き方や注意点などについて紹介します。
職務経歴書とは？
職務経歴書とは、過去の仕事の内容や実績、そして仕事を通じて培ってきた知識・スキルを具体的に採用担当に伝えるための書類です。
職務経歴書とよく混同されてしまうのが、履歴書。
職務経歴書は、業務経験とスキルを確認するための書類であり、
履歴書は氏名や住所、学歴や職歴などの簡単なプロフィールが確認できるものです。
また、履歴書と違って、職務経歴書の具体的なフォーマットは決まっておらず、A4サイズ用紙1枚〜2枚程度に今までのスキルや経験、実績や資格などのキャリアに関する情報をまとめます。
複数の職歴がある場合も正直に書かなければ、企業側に経歴詐称と見なされて選考対象から外されてしまったり、内定を取り消されたりする可能性があるので注意が必要です。
職務経歴書が書けない理由
職務経歴書が書けないと感じる人にはどういった理由があるのでしょうか。
職務経歴書を書く際に悩んでしまう理由について考えてみましょう！
職歴の乏しさ
職務経歴書には、主に社会人になってからの職歴や経験してきた仕事について書きます。
「職務経歴書が書けない」と悩んでしまう人の多くは、自分の経験や職歴に不安を感じていることが多いです。
新卒や、キャリアチェンジの場合は、職歴や実務経験が少ない場合が多く、書くことに悩んでしまうことは実際によくあることです。
また、前職がアルバイトや契約社員などの非正規雇用で、正社員としての勤務経験がない人も同様の悩みを抱えていることが多いです。
ただ、募集段階で第二新卒可としている企業の多くは、応募者に経験が少ないことは承知していることがほとんどなので、職務経歴書を書く段階で、仕事の経験年数をあまり気にする必要はありません。
ビジネススキルが足りない
また、職務経歴書を書けないと悩む人が自分のスキルについて説明したい時に「こんなことを書きたいのに！」と思い浮かべるのは、顧客からの厚い信頼を持ち、高い契約数を獲得する営業力や、様々なプログラミング言語を使いこなせるエンジニアのような技術力などのわかりやすいものが多いのではないでしょうか。
実際にこれらのスキルは転職先でも役に立ちますし、同職種への応募なら即戦力として採用されてもおかしくありません。
しかし、このような特筆したスキルがなくても、書けることはあります。
例えば、日々のルーティンワークでも、毎日きちんとこなしていたのであれば、業務遂行能力として評価されます。
他にも、決められた時間内に指示通りの仕事をきちんとこなすことも職務経歴書で書くことのできる立派なスキルです。
自分にビジネススキルがないからといって悲観的にならず、まずは日々の仕事を見直してみましょう。
自己評価ができない
職務経歴書がうまく書けない人の中には自己評価をつけるのが苦手な人もいます。
客観的な評価を自分の強みや成果に対して行うのは、難しいかもしれません。
どうしても、自分に対して花丸はつけづらいものですし、過度な謙遜をしてしまったり、逆に過剰な自信を持って自分を評価してしまう場合もあります。
つまり、自分自身で自分をうまく分析する必要があります。
そのため、職務経歴書を書くときには自己評価のバランスを上手く取ることが大切です。
信頼できる第三者に協力してもらうのもいいかもしれません。
実績が少ない
前職での実績という実績があまりない場合は、職務経歴書に書く内容がなく困ってしまうかもしれません。
営業職やマーケティング職では、仕事の実績が数字で表されるため、なおさら職務経歴書に書く内容がなくなってしまいます。
このようなケースでは、わかりやすい数値で表される定量的な結果にこだわるのではなく、数値化できない努力である定性的な結果に目を向けましょう。
・マーケティングツールの導入を社内で提案し、業務効率化を測った。
実績を出すために自分がどのように頑張ったのか、工夫したのかを中心に書いてみましょう。
【パターン別】職務経歴書を書くコツ
職務経歴書が書けないと感じてしまうパターン別に具体的なアドバイスを紹介します。
第二新卒の場合
第二新卒の方や、社会人経験が少ない人は職務経歴書に書くことが少なくて書けないということがあるかもしれません。
職務経歴書をうまく書けない場合は、仕事の実績や経験を無理にアピールするよりも、人柄をしっかりと伝えていきましょう。
仕事の前向きさや人柄の良さが伝わるような書き方を意識することが大切です。
第二新卒の募集の場合は、社会人経験が少ないことを企業側も理解しています。
職歴や経験の記載は少なめにして、「仕事に対してどのように向き合ってきたのか」「仕事の課題をどのようにして乗り越えてきたのか」ということに重きをおきましょう。
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アルバイト経験しかない場合
正社員などで会社に勤めた経験のない人も、アルバイトの経験を持っている人は多いと思います。
そこで得た、知識や経験、接客力や営業力、コミュニケーション能力や、PCなどを扱う能力は多くの企業でも応用することができます。
業務自体が直接関連していなくても、応募先の企業で生かせる能力を持っていることを伝えられれば、良いアピールになるでしょう。
アルバイト経験のみでも自己PRとしてかけるものを例として紹介するので参考にしてみてください。
・自主的に商品の知識を身につけて、顧客に尋ねられた際に説明できるようにした
・上司に几帳面な部分を見出してもらい、バイトながら商品の在庫管理や受発注業務を任された
・新人や、後輩の指導係として、新人の教育を行い、ミスなども積極的にカバーした
上記以外にも、仕事で工夫したこと、工夫に至ったきっかけ、実績なども合わせて伝えると、より効果的です。
単純作業しか業務経験がない場合
業務内容的にも毎日同じ仕事の繰り返しで、アピールできることがなかったり、書くことがない場合は、仕事をする中で自分なりに工夫したことや、改善したことを職務経歴書で強調していきましょう。
毎日同じ仕事に取り組んでいるからこそ、気がつける部分もあるかもしれません。
例えば、「業務効率化のために、ソフトウェアを使い、無駄な作業を自動化した」「過去の事例を記録し、トラブルなどが起こった際の参考事例として使用し対処した」などです。
主に、「非常事態への対処法」はどんなエピソードでも業種などに関係なく書くことができます。
うまく説明できれば、問題解決能力が高いと採用担当者から評価をもらえるかもしれません。
空白の期間がある場合
仕事から離れていた空白の期間があると、採用のときに不利になってしまうケースがあります。
仕事のブランクがある場合は、そのブランクの間に何をしていたかが大切です。
資格取得に向けて勉強していたり、ボランティアで各地を訪問していたり、自分探しで旅に出たり…「ただ仕事をしていなかったわけではない」ということを職務経歴書を通じて伝えましょう。
また、空白の期間に入院していたり、体調を崩していたなどのやむを得ない理由がある場合はそのことを書きましょう。
また、そのときに現在は問題なく働けるくらいに回復しているということも説明しましょう。
職務経歴書を書く時の注意点
①誤字や脱字のチェック
職務経歴書の誤字や脱字は事前にしっかりとチェックしましょう。
職務経歴書はあなたのプロフェッショナリズムや注意力を示すものでもあります。
必ず文法や誤字をチェックして、信頼できる人にもみてもらうことをお勧めします。
文書全体の流れや論理性が崩れていないか、適切な表現や単語を使っているかも確認しましょう。
文書の品質に気を配ることで、信頼性を高めることにも繋がります。
②読みやすい書類になっているか
職務経歴書は短く簡潔にまとめることが求められます。冗長な文や余計な情報を排除し、肝心なポイントに絞って記載しましょう。
また、文章は明瞭かつ分かりやすくすることが重要です。長文や専門用語の連続は避け、具体的な事例や成果を交えながら説明しましょう。
採用者にとってわかりやすい文章になっているかを心がけましょう。
③関連する書類の一貫性を確保する
職務経歴書は、履歴書などの他の応募書類と一貫性を持たせることが重要です。
経歴やスキルの記述に齟齬が生じないよう、他の書類と照らし合わせながら確認しましょう。
一貫性を保つことで、プロフィールの信頼性や統一感を高めることができます。
④応募先に合わせたカスタマイズを行う
職務経歴書は応募する求人に合わせてカスタマイズすることも重要です。
求人要件や職務内容に合わせて、特に強調したいスキルや経験を選んで記載しましょう。
それによって、自身の適正や関連性をより明確にアピールすることができます。
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今回は職務経歴書を書けないと悩んでいる人に向けて、職務経歴書を書けるようになる具体的な方法を紹介してきました。
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