仕事をしていると、どうしても休まなければならない日が出てくるものです。そんな時、上司に納得してもらえる理由を伝えることが大切です。
このコラムでは、当日や事前に使える仕事を休む理由を13個紹介します。また、仕事を休む際のマナーや、休みたいと感じたときの対処法、休む理由がない場合の対策についても触れていきます。
早速みていきましょう！
【当日に使える】仕事を休む理由
1. 急な体調不良
風邪や頭痛、腹痛などの急な体調不良は、誰にでも起こりうることです。無理をして出社するよりも、しっかり休んで回復に専念する方が長い目で見てプラスになります。体調が悪いまま仕事を続けると、症状が悪化してしまい、結果的に長期間の休養が必要になる可能性があります。また、周囲にウイルスを広げてしまうリスクも避けることができます。
例えば、朝起きて急に腹痛がひどくなった場合、「おはようございます。今朝から急に腹痛がひどく、体調が悪いため本日は休ませていただけないでしょうか。」と上司に連絡するのが良いでしょう。
2. 食中毒
前日や当日の朝に食べたものが原因で体調を崩すこともあります。食中毒の場合、安静が一番ですので、上司にも理解してもらえるでしょう。症状には嘔吐や下痢、発熱などがあり、これらの症状を抱えながら仕事をすることは非常に困難です。休息を取ることで、体内から毒素を早く排出し、早期回復を目指すことができます。
例えば、「すみません、昨日の夕食後から体調が悪く、特に今朝はひどい吐き気と腹痛に見舞われています。本日は休養が必要だと考え、お休みをいただけますでしょうか。」と伝えるのが適切です。
3. 家族の急病
家族の誰かが急に病気になり、看護が必要な場合もあります。特に小さい子供や高齢の家族がいる場合、優先順位を考えて行動することが大切です。家族の健康は家庭全体の安定に直結しており、看護が必要な状況では、仕事に集中することも難しいでしょう。迅速に対応することで、家族の回復を助け、安心感を得ることができます。
「突然のことで申し訳ありませんが、子供が急に熱を出してしまい、病院に連れて行く必要があります。今日は看病のためお休みをいただけないでしょうか。」と具体的に説明すると良いでしょう。
4. 急な事故
通勤途中や家での事故でけがをした場合は、無理をせずに医療機関を受診する必要があります。安全第一ですので、上司も理解してくれるでしょう。怪我を放置すると、後々の治療が長引く可能性があり、早期の適切な処置が重要です。また、事故後のショックを癒すためにも、しっかりと休むことが必要です。
「通勤途中に自転車で転倒し、けがをしてしまいました。病院で診てもらう必要があるため、本日はお休みをいただきたいです。」と連絡し、早急に治療を受けることが大切です。
5. メンタルヘルスの急な悪化
突然の不安感やうつ症状など、メンタルヘルスの問題も無視できません。早めに対処することで、長期的な影響を防ぐことができます。メンタルヘルスは見えにくい問題ですが、無理をして仕事を続けると症状が悪化し、結果的に長期休養が必要になることもあります。専門家の助けを借りて、早期に対応することが重要です。
「最近のストレスが原因で、今朝からひどい不安感に襲われています。今日はメンタルヘルスを優先させていただき、休養を取らせていただけますでしょうか。」と伝え、早めに休養を取ることが必要です。
【事前に使える】仕事を休む理由
6. 定期健康診断
会社によっては健康診断の日程が決まっている場合もありますが、自分で予約する場合もあります。健康診断は法律で定められた義務でもありますので、上司に事前に伝えておくと良いでしょう。定期的な健康診断は、早期に健康問題を発見するために重要であり、長期的な健康維持に役立ちます。これにより、将来的な大きな健康問題を未然に防ぐことができます。「来週の水曜日に定期健康診断の予約を入れました。ご迷惑をおかけしますが、その日はお休みをいただけますか。」と事前に伝えておくと良いでしょう。
7. 通院
持病があり、定期的に通院する必要がある場合は、あらかじめ上司に伝えておくことが重要です。継続的な治療は仕事にもプラスになります。通院によって、持病の管理が適切に行われ、症状の悪化を防ぐことができます。これにより、仕事中に体調が急変するリスクを減らすことができ、安定したパフォーマンスを維持できます。「毎月一度の通院が必要で、来週の金曜日に予約を入れました。その日はお休みをいただきたいのですが、よろしいでしょうか。」と前もって伝えておきましょう。
8. 家族の定期検診や予防接種
子供や高齢の家族の定期検診や予防接種も重要な理由です。家族の健康管理も大切な責任ですので、理解してもらいやすいでしょう。家族の健康が安定することで、家庭内の安心感が増し、仕事に集中しやすくなります。また、予防接種は感染症の予防に効果的であり、家族全体の健康を守るために欠かせません。「来月の10日に子供の定期検診があります。その日はお休みをいただけると助かります。」と伝え、事前にスケジュールを調整してもらいましょう。
9. 引っ越し
引っ越しは大きなイベントであり、計画的に休みを取る必要があります。事前に上司に相談し、スムーズに引っ越しができるようにしましょう。引っ越しは物理的な移動だけでなく、精神的なストレスも伴うため、十分な時間を確保することが大切です。準備期間を設けることで、新しい環境にスムーズに適応しやすくなります。「来月末に引っ越しを予定しており、その日と前後の日程でお休みをいただきたいと思っています。ご調整をお願いできますでしょうか。」と事前に相談しておくと良いでしょう。
10. 旅行や休暇
リフレッシュのための旅行や休暇も大切です。事前に計画を立て、上司に伝えておくことで、仕事のスケジュールを調整しやすくなります。リフレッシュすることで、心身の疲れを取り除き、仕事へのモチベーションを高めることができます。定期的な休暇を取ることで、長期的に高いパフォーマンスを維持することができます。「来月の3日から1週間、リフレッシュのために旅行を計画しています。お休みをいただきたいのですが、ご調整いただけますでしょうか。」と計画的に伝えておきましょう。
【当日・事前どちらでも使える】仕事を休む理由
11. 緊急の家庭問題
家庭内の緊急事態、例えば水漏れやガス漏れなどの修理が必要な場合、急な対応が求められます。事前に予測できないことも多いため、柔軟に対応することが重要です。こういった緊急対応が求められる場合、迅速に対処することで二次被害を防ぐことができます。また、家庭内の問題を早急に解決することで、安心して仕事に戻ることができます。例えば、「すみません、家の水道管が破裂してしまい、急いで修理が必要です。本日は休みをいただけますでしょうか。」と上司に連絡することで、家庭の緊急事態に集中でき、仕事への影響を最小限に抑えることができます。
12. 葬儀や法事
家族や親しい友人の葬儀や法事は、突然のことであることが多いです。こうした場合、速やかに上司に伝え、必要な手続きを進めることが大切です。大切な人の最期を見送ることは、心の整理にも必要な時間です。感情的な負担を軽減し、仕事に再び集中できるようにするためにも、十分な時間を取ることが求められます。例えば、「昨晩、親しい友人が亡くなりました。葬儀に参列するため、明日お休みをいただきたいのですが、よろしいでしょうか。」と伝えることで、上司も事情を理解し、必要な手続きを進めやすくなります。
13. 突然の天候悪化
大雪や台風などの自然災害による交通機関の乱れで出勤が困難な場合もあります。この場合、安全を最優先に考え、上司に連絡して指示を仰ぐことが重要です。無理をして出勤しようとすると、事故や怪我のリスクが高まります。安全を確保するためにも、天候が落ち着くまでの休養が必要です。例えば、「現在、大雪のため交通機関が麻痺しており、出勤が困難です。ご指示をいただけますでしょうか。」と連絡することで、上司は状況を理解し、適切な指示を出すことができます。これにより、安全を確保しながら、仕事の遅延を最小限に抑えることができます。
会社を休む理由の伝え方
会社を休む理由の伝え方①：電話で上司に休みの旨を伝える
休むことが決まったら、まず上司に直接連絡して伝えましょう。特に急な休みの場合、電話が最も迅速かつ確実な方法です。メールやメッセージで伝えることも可能ですが、緊急性や重要性を考慮すると、電話での連絡が一番適しています。電話で直接話すことで、上司が状況をすぐに把握でき、必要な対応を迅速に取ることができます。
また、電話での連絡は、上司に対して誠実さと責任感を示す良い機会でもあります。
電話で伝える際はまず挨拶をし、その後に休む理由を簡潔に説明します。できるだけ早く連絡することで、上司や同僚が代替業務を手配する時間を確保できます。電話で直接話すことで、上司に対して自分の状況をしっかりと伝え、誠意を示すことができます。これにより、上司が状況を理解しやすくなります。
会社を休む理由の伝え方②：休暇の理由は簡潔に要点を伝える
休む理由を伝える際には、短く簡潔に要点をまとめて伝えることが大切です。冗長な説明や詳細すぎる情報は避け、必要な情報だけを伝えるよう心がけましょう。簡潔な報告は、上司が迅速に理解し対応できるようにするためのポイントです。
伝える内容を事前に整理し、重要なポイントだけを抜き出しておくことが大切です。例えば、「体調が悪くて休みたい」という場合は、「頭痛と熱があるため、本日休ませていただきます。」と簡潔に伝えます。具体的な病状や家庭の問題など、詳細な説明は避けるべきです。上司にとって必要なのは、あなたが休む理由の概要と、いつ復帰できるかという情報です。詳細な説明は、プライバシーの観点からも避けるのが良いでしょう。緊急の状況であっても、冷静に話すことが重要です。明確に伝えることで、上司が状況を理解しやすくなり、対応もスムーズに進みます。
会社を休む理由の伝え方③：現在の業務進捗と復帰予定日を伝える
休む際には、現在のタスクの進捗状況と次回の出勤日の目安を上司に報告することが重要です。これにより、上司は業務の調整をスムーズに行うことができ、あなたがいない間の業務を適切に管理することができます。
休む理由を伝える際に、現在取り組んでいるタスクやプロジェクトの進捗状況を簡潔に報告します。例えば、「現在のプロジェクトは○○まで進んでいます。必要な資料は全て共有フォルダーに保存しています。」と伝えることで、上司や同僚が状況を把握しやすくなります。
また、休むことによって発生する業務の遅れや問題点に対して、代替案を提案します。例えば、「本日の会議については、△△さんに代わりをお願いしておきました。」と伝えることで、上司が安心して業務を進められるようにします。
その後、体調や状況に応じて、次回の出勤日の目安を伝えます。例えば、「明日には復帰できる見込みです。」や「医師の診断によりますが、数日間の休養が必要です。」といった具体的な情報を提供することで、上司が今後のスケジュールを立てやすくなります。
これらのポイントを押さえることで、休暇の伝え方がスムーズになり、上司や同僚との信頼関係を維持することができます。
仕事を休む際は、信頼を損ねないように気をつけておかなければならないことがあります。
仕事を休むときの注意点とマナー①：早めの連絡を心がける
仕事を休むことが分かったら、できるだけ早く上司に連絡しましょう。始業直前に伝えると、上司や同僚が急な対応に追われ、業務に支障が出ることがあります。
例えば、急に欠席することになった場合、会議や打ち合わせの調整が必要になったり、急な代替業務を同僚に依頼する必要が出てきたりします。これらは時間と労力を要するため、できる限り早く連絡することで、上司や同僚が余裕を持って対応できるようにすることが重要です。早めの連絡は、周囲への配慮と信頼関係の維持にもつながります。
仕事を休むときの注意点とマナー②：必要に応じて取引先にも連絡する
自分が担当しているプロジェクトや業務が取引先と関連している場合、休むことで影響が出る可能性があります。このような場合、上司と相談し、取引先にも状況を説明しておくことが大切です。
例えば、重要なミーティングや納期が迫っている場合、事前に取引先に連絡し、スケジュールの調整を依頼することで信頼関係を維持することができます。また、休むことで発生する問題を未然に防ぐための対策を取ることができます。取引先への適切な対応は、信頼関係の維持に役立ちます。
仕事を休むときの注意点とマナー③：代わりの担当者を手配する
自分が休むことで業務に支障が出ないよう、必要に応じて代役を立てる手配をしましょう。あらかじめ同僚やチームメンバーと業務の引き継ぎを行い、スムーズな進行を確保することが重要です。
例えば、自分が担当している仕事の進捗状況や重要なポイントをまとめたメモを作成し、引き継ぎの際に共有することで、代役の人がスムーズに業務を引き継ぐことができます。代役の人に感謝の気持ちを伝えることも忘れずに。代役を立てることで、職場全体の円滑な業務進行が保たれ、安心して休むことができます。
仕事を休むときの注意点とマナー④：理由を使い回さない
同じ理由で何度も休むと、上司や同僚に不信感を与える可能性があります。
例えば、何度も「体調不良」や「家族の病気」といった理由で休むと、本当にその理由で休んでいるのか疑問に思われることがあります。信頼関係を維持するためには、休む理由をバリエーション豊かにすることが望ましいです。頻繁に休む場合は、根本的な問題を解決するために対策を考える必要があります。例えば、定期的な健康診断やストレス管理のためのカウンセリングを受けるなどの対策を講じることで、休む理由を減らすことができます。
仕事を休むときの注意点とマナー⑤：SNSの使用を控える
休んでいる間にSNSでアクティブに投稿したり、リアクションをしたりすると、上司や同僚に誤解を与える可能性があります。
例えば、「体調不良で休んでいる」と伝えた日にSNSでアクティブに活動している姿を見られると、本当に体調が悪いのか疑われることがあります。休んでいる間は、SNSの使用を控え、休養に専念しましょう。休んでいることを職場の人々が知っている場合、特に注意が必要です。SNSの利用を控えることで、休養の時間をしっかりと取ることができ、回復に専念できます。
仕事を休むときの注意点とマナー⑥：連休後の休みを避ける
休日や祝日明けに休むと、「連休を延長したいだけ」と思われることがあります。
例えば、月曜日や金曜日に休みを集中させると、周囲から疑念を抱かれることがあります。連続した休みが必要な場合は、計画的に休暇を取得し、上司に相談しておくことが大切です。計画的な休暇取得は、信頼関係の維持にもつながります。また、適切なタイミングで休みを取ることで、職場の生産性を保ちながら、自分自身もリフレッシュすることができます。
仕事を休むときの注意点とマナー⑦：日頃から誠実な仕事ぶりを心がける
日頃から真面目に業務に取り組んでいると、急な休みが必要になった場合でも、上司や同僚に理解してもらいやすくなります。
例えば、普段から時間厳守で業務をこなし、周囲と協力して仕事を進めていると、急な休みがあっても「仕方ない」と受け入れてもらいやすくなります。日常的な仕事ぶりや協力姿勢が、緊急時の信頼を支える基盤となります。日々の行動が、長期的な信頼関係を築く重要な要素です。真面目な業務姿勢は、職場全体の雰囲気を良好に保つためにも重要です。
仕事を休むときの注意点とマナー⑧：無断欠勤は絶対に避ける
無断欠勤は職場の信頼関係を著しく損なう行為です。どんな理由であれ、休む場合は必ず連絡を入れるようにしましょう。無断欠勤は周囲に多大な迷惑をかけ、信頼を失うだけでなく、場合によっては懲戒処分の対象となることもあります。
例えば、連絡なしで欠勤した場合、上司や同僚はあなたの所在を心配し、業務の代替措置を急遽取らなければならないため、多大なストレスを与えることになります。信頼関係を維持するためにも、必ず連絡を入れる習慣を持ちましょう。
